Učebnní text Strategický rámec pro rozvoj IT v organizaci

Organizace jakéhokoliv typu by měla fungovat na principu strategického řízení. Ve veřejné správě je povinným strategickým dokumentem Informační koncepce úřadu. Nicméně principy významu strategie jsou stejné jak pro veřejnou správu, tak i pro komerční organizace.

Popišme si stručně, jak má ideálně vypadat stratevický rámec v univerzální obecné organizaci. Úřady to mají trochu složitější, nicméně i tyhle obecné principy pro ně platí, následující je ale využitelné především pro organizace jež nejsou úřady, ale chtějí svoje ICT rozvíjet správně.

Obrázek [strategie-v-organizaci]: Strategie v organizaci a její význam, Zdroj: Učební texty EGOVedu - EGdílna

Popis jednotlivých prvků:

Strategie organizace : Základní závazný vnitřní dokument organizace určující její obecné strategické směřování a podrobnosti k jejímu fungování a stanovující strategické cíle a jejich realizaci.
Strategický cíl organizace : Cíl klíčový pro naplnění poslání organizace a pro efektivitu jejího strategického rozvoje a fungování.
Strategie rozvoje IT : Základní závazný vnitřní dokument s koncepčním strategickým rámcem pro fungování a rozvoj ICT a aplikací a systémů v organizaci. Mimo jiné, zhodnocuje aktuální stav a jeho problémy, definuje cíle rozvoje IT a principy a zásady pro správu a rozvoj ICT v organizaci a určuje podmínky k jejich realizaci. Zatímco úřad si povinně zpracovává jako tento dokument Informační koncepci, toto je dobrovolný, ale nezbytný dokument jiné organizace, jež není úřadem.
- Informační koncepce úřadu : Informační koncepce zpracovaná podle zákona o ISVS a vyhlášky o dlouhodobém řízení je jediným legálním závazným koncepčním rámcem úřadu.
Cíl rozvoje IT : Cíl klíčový pro efektivitu nákladů a přínosů ICT prostředků a správný rozvoj ICT v organizaci.
Architektonický princip : Definovaný princip uplatňování nejen v rámci rozvoje architektury, ale především při její realizaci a vynucování a při rozvoji ICT. Je vždy povinně dodržován.
Zásada řízení : Definovaná zásada uplatňovaná při řízení rozvoje ICT, je závazná pro jakýkoliv aspekt rozvoje ICT, jehož se týká. Je povinně dodržována.
Projekt : Interní projekt organizace, nebo formálně pojatý projekt či aktivita
Potřeba nebo důvod motivace : Pojmenovaný důvod nebo potřeba, na základě kterých jsme motivováni přípravu a realizaci něčeho. Kupříkladu potřeba je motivací pro nějaký projekt nebo pro nějaký vnitřní předpis.

Co nám to říká:

Organizace vydává dokument Strategie organizace : Jde o Základní závazný vnitřní dokument organizace určující její obecné strategické směřování a podrobnosti k jejímu fungování a stanovující strategické cíle a jejich realizaci.
Strategie organizace určuje cíl Strategický cíl organizace : Z těchto základních strategických cílů pak mimo jiné vychází strategie rozvoje IT, kde se určí specifické cíle pro ICT. Realizované projekty vždy musejí naplňovat také strategické cíle či k nim přispívat.
Organizace vydává dokument Strategie rozvoje IT : Jde o Základní závazný vnitřní dokument s koncepčním strategickým rámcem pro fungování a rozvoj ICT a aplikací a systémů v organizaci. Mimo jiné zhodnocuje aktuální stav a jeho problémy, definuje cíle rozvoje IT a principy a zásady pro správu a rozvoj ICT v organizaci a určuje podmínky k jejich realizaci. Zatímco úřad si povinně zpracovává jako tento dokument informační koncepci, toto je dobrovolný, ale nezbytný dokument jiné organizace, jež není úřadem.
Strategie rozvoje IT má specializaci Informační koncepce úřadu : Úřady podle zákona 365/2000 o ISVS a jeho prováděcích předpisů a rámce Národní architektury musí vydat a aktualizovat a realizovat informační koncepci podle jasné struktury a s jasnými náležitostmi. Není to tedy dobrovolné a zcela volné, naopak.
Strategie rozvoje IT určuje cíl Cíl rozvoje IT : Cíle jsou v rámci vyhodnocování plnění strategie sledovány a jsou připravovány takové projekty, které by tyto cíle naplňovaly, respektive, realizovaly. Vyhodnocuje se tak jejich obecný pokrok.
Strategie rozvoje IT určuje závazně Architektonický princip : Stanovené principy se dodržují a sleduje se jejich naplňování a v případě potřeby se aktualizují. Projekty jsou s nimi v souladu, nebo je jim z některých udělena výjimka, provozní aktivity a rozvoj jsou s nimi také v souladu.
Strategie rozvoje IT určuje závazně Zásady řízení : Stanovené zásady se dodržují a IT se jimi při svých činnostech řídí a sleduje se jejich dodržování a v případě potřeby se aktualizují. Projekty jsou s nimi v souladu, nebo je jim z některých udělena výjimka, provozní aktivity a rozvoj jsou s nimi také v souladu.
Projekt je realizací Cíle rozvoje IT : Každý interní projekt ICT musí realizovat alespoň jeden cíl rozvoje, čím více cílů, tím lépe. Realizace cílů se popíše v obsahovém rámci projektu a realizace těchto cílů je také důvodem pro projekt.
Projekt je v souladu s Architektonickými principy : Každý připravovaný a realizovaný projekt musí respektovat naše architektonické principy uvedené ve strategii a být s nimi v souladu. To se uvede i v obsahovém záměru a projektové dokumentaci. V případě výjimky se toto řádně odůvodní a postupuje se dle obvyklého procesu schvalování výjimky.
Projekt je v souladu se Zásadami řízení : Každý připravovaný a realizovaný projekt musí respektovat naše zásady uvedené ve strategii a být s nimi v souladu. To se uvede i v obsahovém záměru a projektové dokumentaci. V případě výjimky se toto řádně odůvodní a postupuje se dle obvyklého procesu schvalování výjimky.

!!! tip: Uvádění motivačních potřeb Pro každý svůj projekt či aktivitu bychom měli definovat vždy také důvod nebo-li potřebu. Kupříkladu potřeba vědět, co děláme je motivací pro tvorbu strategie a z ní vycházející projekty mají také své důvody a potřeby.