Co EG produkty přináší úředníkům

Text s informacemi o jednotlivých hlavních produktech EG a jejich přínosu pro úředníky jako klíčovou cílovou skupinu efektivizace veřejné správy

Co EG projekty přináší úředníkům

Neustále se hovoří o přínosech elektronizace veřejné správy pro klienty - tedy pro občany, podnikatele, apod. Nicméně je třeba dělat především takové věci, které pomohou opravdu všem. Zapomínáme trochu na úředníky a samotné úřady. Zatímco úřady vydávají desítky až stovky milionů korun za poněkud neprůhledný a nejasný rozvoj ICT prostředků a systémů, musí se to odrazit také ve snížení zátěže zaměstnanců vykonávajících veřejnou správu a zajišťujících poskytování služeb.

EG musí fungovat pro obě strany. Moderní a správně konstruované informační systémy musejí maximálně omezit nutnost úředníků dělat opakované administrativní a procesní úkony, které za ně musí dělat sám systém. Navíc se musí omezit tvořivost úředníků a s tím spojené riziko nesprávného či protizákonného postupu. A samozřejmě, úředníkovi musí informační systém zprostředkovat takové údaje, aby podle nich mohla být opravdu poskytována kvalitní a efektivní služba veřejné správy.

Diagram Schéma produktů pro úředníky

Co tedy současné klíčové produkty eGovernmentu úředníkům při jejich práci přináší? Především je to jejich právní jistota a hlavně konec nutnosti neustále někde něco hledat či shánět nebo s tím otravovat jejich klienty.

Konkrétně se dá hovořit o těchto produktech pro jejich práci:

Referenční identita subjektů : Ze základních registrů, konkrétně z Registru obyvatel a Registru osob, je poskytována referenční identita a existence subjektu, a tedy v jeho existenci a identitu může/musí úřad věřit. Základní registry dále poskytují i ty nejzákladnější údaje, a především důvěru v identifikaci subjektu - fyzicky přes doklad totožnosti a elektronicky přes elektronickou identifikaci.
Důvěryhodné základní údaje o subjektu : Základní registry poskytují vždy aktuální a důvěryhodné a platné základní údaje o fyzické osobě a právnickém subjektu, jako je jméno, datum narození či vzniku, adresu pobytu či sídla, pohlaví a další. Úřad tak nemusí, respektive, nesmí tyto základní referenční údaje zjišťovat a odpadá mu spousta hledání.
Důvěryhodné údaje pro kontaktování subjektu : Základní registry poskytují veškeré údaje potřebné pro kontaktování a doručování, ať už jde o datovou schránku, nebo poštovní adresu a úřad tedy nemusí/nesmí tyto adresy složitě zjišťovat a má jistotu, že jejich využitím postupuje vždy správně a nezpochybnitelně.
Kontaktní údaje subjektu pro instantní notifikace : Fyzická osoba či právnický subjekt si může dobrovolně zapsat do základních registrů číslo mobilního telefonu a e-mailovou adresu a na tyto údaje může od veřejné správy dostávat rychlé notifikace a upozornění různého druhu.
Důvěryhodná vazba oprávněné osoby jednající za firmu : Díky Registru osob nemusí fyzická osoba oprávněná jednat za právnický subjekt toto oprávnění dokládat, úřad tak vždy nezpochybnitelně ví, že jedná s tím správným člověkem, což je při elektronické komunikaci s firmou obzvlášť důležité.
Závazný zdroj toho, co úřad musí a smí dělat : Registr práv a povinností obsahuje v rámci ohlášení agend veřejné správy detailní mapu působností jednotlivých úřadů a úplný a závazný výčet úředních činnostních rolí a činností, které úřady vykonávají, dále služby, jež poskytují, úkony, jež přijímají, a dokonce i kompletní výčet agendových údajů a jejich sdílení. Pro úřady je tento rozsah závazný a vzniká jim tak skvělá mapa jejich fungování.
Jednání podle údajů bez pochybnosti a ověřování : Základní registry a Propojený datový fond je datovou základnou a úřady musí referenční a agendové údaje využívat a poskytovat. To znamená, že úředník nebo systém má k dispozici správné a aktuální a pravé údaje a neověřuje je, tím mu odpadá spousta práce a starostí. Pokud jedná podle takových údajů, je vždy právně krytý.
Zaručený elektronický kanál pro příjem a doručování dokumentů : Datové schránky jsou zaručeným kanálem pro komunikaci a pro doručování a odesílání dokumentů z a do veřejné správy. Dokumenty, jež jsou řádně vyhotovené a řádně odeslané datovou schránkou, jsou nezpochybnitelné, a zejména jsou nezpochybnitelné dokumenty a podání učiněné vůči veřejné správě i bez nutnosti elektronického podpisu apod.
Důvěryhodná identifikace fyzické osoby v digitálním světě : Prostřednictvím Elektronické identifikace (EID) podle zákona o elektronické identifikaci jsou úřady povinny využívat k identifikaci klientů výhradně Národní bod (NIA). A pokud jej správně využívají, mají jistotu, že s nimi elektronicky komunikuje správná a důvěryhodná osoba prostřednictvím prostředku. Takto jedině správně identifikované fyzické osobě jsou pak poskytovány služby, a to včetně zcela automatizovaných služeb.
Sdílení maximální množiny údajů potřebných pro práci úředníka a úřadu : S novým legislativním rámcem stanoveným zákony 12/2020 a 261/2021 se prověřené mechanismy sdílení a reklamací údajů ze základních registrů rozšiřují na veškeré agendové údaje veřejné správy. Využíváním těchto údajů se úřady zbavují zodpovědnosti za jejich správnost a pravost a dohledávání.
Omezení chybovosti úředníka : Pokud bude úřad dodržovat závazný Národní architektonický plán a plnit si povinnosti k elektronizaci, úředníkům odpadne spousta administrativně náročných a opakujících se činností, neboť se o tyto činnosti budou starat jejich postupně propojované informační systémy. A tím odpadnou i stále se objevující chyby a nedostatky a sníží se chybovost přímé úřední práce.
Omezení protiprávnosti jednání úředníka : Se správnou adaptací EG povinností a dodržováním Národní architektury ČR se omezí takové jednání úředníka, které by zakládalo pochybnost a protiprávní jednání, nebo šikanózní jednání, vyžadováním již známých údajů, dokládání všeho možného apod.
Omezení nesprávného úředního a tedy protiprávního postupu : Dodržování EG povinností bude znamenat minimalizaci nesprávného úředního postupu způsobeného porušováním povinností veřejné správy a nerespektováním práv klientů.
Snížení počtu a složitosti činností úředníků : Striktní dodržování povinností a dobudování všech informačních systémů podle závazných požadavků bude znamenat daleko vyšší provozní automatizaci, a tedy odlehčení administrativních činností úředníků.
Prokazatelnost a dokazatelnost postupu a kroků úředníků a úřadu : Plnění zejména technických a procesních povinností bude znamenat také daleko větší kontrolu postupu úředníka, a tedy i detailnější prokazatelnost jeho postupu a správnost jeho kroků. To může v důsledku pomáhat úřadům v případných sporech s klienty.
Nezpochybnitelnost pravosti dokumentů a údajů úřadu : Pokud si úřad plní povinnosti ke správě dokumentů a údajů a dodržují veškeré transakční povinnosti a validační prvky, nemůže vzniknout pochybnost o pravosti dokumentu či údaje veřejné správy.
Důvěryhodnost a dokazatelnost dokumentů úřadu a jejich životního cyklu : Úřad, jež řádně vykonává spisovou službu, bude vždy schopen dokázat a prokázat vznik a celý životní cyklus každého dokumentu. Týká se to jak samotné pravosti dokumentu, ale také všech transakcí a dokazování existence dokumentu v čase apod.